Arvete programmi sisestatakse lähteandmed, mille põhjal arvelduste programmis importimisel genereeritakse automaatselt arved.
Arvete programmis tulevad lisada allüksused, mis seotakse arvelduste objektiga. Allüksuste alla koostatakse klientide nimekiri, kellele arveid
hakatakse esitama.
Arvete programmis on kaks objekti: maksude definitsioonid ja kogused. Maksude definitsioonide all näidatakse kellele, mis alusel ja mis tingimustel arved koostada. Maksu definitsioon seotakse maksude nimekirja ühe reaga. Maksude nimekiri on seotud algoritmiga, kuidas maksu arvutada. Objekti all kogused näidatakse nende maksude kogused, mis seda eeldavad.
Sisestatakse arvete programmi objekti alt maksude definitsioonid. Eelnevalt peab olema valitud ka allüksus. Maksu defineerimisel näidatakse kellele millised maksusid arvutatakse. Iga maksu definitsiooni korral tuleb valida asutus/isik allüksuse klientide nimekirjast ja maks maksude nimekirjast. Samuti tuleb näidata, mis kuupäevast maks kehtima hakkab ja vajadusel mis kuupäevani. Info lahtrisse võib sisestada täiendavat informatsiooni. Algoritmi korral püsiv kogus tuleb sisestada kogus. Vajadusel võib maksu defineerimisel näidata hinna koefitsienti ja/või soodustust. Hinna koefitsient tähendab, et maksu hind korrutatakse sisestatud koefitsiendiga. Näiteks koefitsiendi 0,5 korral arvutatakse ainult pool maksu summast. Soodustus tähendab, et sisestatud summa lahutatakse arvutatavast maksu summast maha.
Sisestatakse arvete programmi objekti alt kogused nende maksude korral, mis seda eeldavad. Ühe arvestuse perioodi eest võib sisestada ühe kliendi
korral ühe maksu eest ka mitu rida. Iga koguse korral tuleb sisestada kuupäev, mis peab langema vastavasse arvestuse perioodi. Tuleb valida allüksuse
klient ja maks, mis sellel kuupäeval sellel kliendil kehtib. Tuleb sisestada ka kogus. Kui maks eeldab mõõturit, siis mõõturi lõppnäit.
Peale mõõturi näidu sisestamist saab kogust muuta, kuid andmed jäävad ebaloogilised. Kui eelmine mõõturi näit puudub, siis tuleb kogus endal sisestada.
Info lahtris saab teha märkmeid meelespidamiseks.
Kuu kogus (Autom.kogus) korral ei ole tarvis kogust sisestada, kui näiteks laps käis lasteaias terve kuu. Juhul, kui laps käis ainult osa päevi,
tuleb nende arv koguseks näidata.
Püsiva summa puhul ei ole tarvis koguste all midagi näidata. Kui objekti Maksud on see kliendile näidatud, siis kuni maksudes oleva lõppkuupäevani
oskab progamm selle summa arvele tuua. Näiteks kui maksudes on näidatud, et laps maksab kohamaksu alates 01.01.05 ja lõppkuupäeva pole, siis iga kuu arvele
tuuakse ka kohatasu summa.
Arvete koostamisel on kohustuslik näidata asutus/isik, kellega toimub arvlemine e. kelle suhtes nõue ülesse võetakse. Lisaks võib näidata saaja, kellele kaup müüdi või teenus osutati. Kui nad on samad, siis saajat ei ole vaja näidata. Laekumise korral kassa/panga programmis tuleb asutus/isik real näidata sama asutus/isik, mis arveldustes asutus/isik real, et nõue kustutada. Kassa/panga programmi maksja real tuleb näidata asutus/isik, kes maksis. Mitte kauba saaja. Kui maksja ja asutus/isik on samad, siis maksjat ei ole vaja näidata. Näiteks lasteaiamaksu korral võib ülesse ehitada nii, et asutus/isik, kellega toimub arvlemine on lapsevanem. Teenuse saaja on laps. Maksja võib olla lapse vanaema. Sellisel juhul toimub arvlemine lastevanemate kaupa. Üldises koondis on ühe lapsevanema kohta üks jääk. Kui soovitakse jääke laste kaupa, siis tuleb asutus/isikuks valida laps. Sellisel juhul ei ole hetkel programmis võimalust määrata, kes on lapsevanem. Arvete programmis andmete sisestamisel on alati näha mõlemad nimed, nii asutus/isik, kui ka saaja kuna valikud toimuvad nn. klientide nimekirjast, kus on mõlemad määratud.
Klientide nimekiri jaguneb allüksuste kaupa - näiteks allüksusesse 1.rühm valitakse seal käivate laste vanemad.
Erinevaid maksusid võib olla peaaegu piiramatul hulgal. Igale maksule annab kasutaja nime, mis importimisel arveldustesse näidatakse info lahtris. Iga maksuga seotakse algoritm, millega määratakse, kuidas antud maksu arvutatakse. Lisaks veel määratakse ühik, käibemaksu arvutamise tunnus, arvestuse kuu, arvestuse periood ja vajadusel kreedit konto ning tulude/kulude klassifikaator. Arvestuse kuuga määratakse, kas tulu arvestada arve kuupäeva suhtes mõnda eelnevasse kuusse, jooksvasse kuusse või järgnevasse kuusse. Arvestuse perioodiga määratakse, kas arveid koostatakse iga kuu, korra kvartalis või aastas.
Arvestuse kuu arve koostamise kuupäeva suhtes - kui teeme arveid 5.veebruaril jaanuari kuu eest, siis on see -1. Kui teeksime arveid "ette" (5.veebruaril väljastame arveid, kus on oletatav veebruaris käidavate päevade arv), siis oleks see 0.
Kõik algoritmid toimivad põhimõttel kogus korda hind.
1.algoritm: Kogus
Maksu hind, mis on sisestatud hindade nimekirja, korrutatakse kogusega, mis sisestatud arvete programmi objekti alt kogused.
2.algoritm: Kogus (mõõtur)
Analoogiline algoritmiga kogus, kuid koguse arvutab programm mõõturi näitude järgi.
3.algoritm: Kuu kogus (autom.kogus)
Analoogiline algoritmiga kogus, kuid kui kogus jääb sisestamata, siis programm võtab automaatselt koguseks kuu tööpäevad.
4.algoritm: Kuu summa (autom.kogus)
Hind saadakse, kui maksu hindade nimekirja sisestatud summa jagatakse tööpäevadega. Koguseks on tööpäevad. Vaikimisi terve kuu.
Näiteks - lasteaia ühe toidupäeva raha on teada (24 krooni)
5.algoritm: Püsiv kogus
Maksu hind korrutatakse kogusega, mis on püsivalt maksu defineerimisel määratud. Sobib kasutamiseks, kui koguseks on pereliikmed, ruutmeetrid vms.,
mis üldjuhul muutuvad harva.
6.algoritm: Püsiv summa
Maks arvutatakse sõltumata sisestatavast kogusest. Vaikimisi on koguseks 1 arvestuse periood (kuu, kvartal). Kui maks algab või lõppeb arvestuse
perioodi jooksul, siis arvutatakse kuu täpsusega.
Näiteks - lasteaia kohatasu, mis arvestatakse iga kuu sõltumata sellest, mitu päeva laps lasteaias käis.
Iga lasteaia iga rühma jaoks võiks olla eraldi allüksus. Samuti võime teha kommunaalteenuste korral allüksusteks majad.
Arvelduste objekt on alamprogrammi arveldused objekt, kus toimub nende arvetega tegelemine. Sellega määratakse arvestatud summade deebet konto.
Arve koostamise päev võib olla allüksuste lõikes erinev, näiteks ühe lasteaia jaoks tehakse arved 4., teise jaoks 5. kuupäeval.
Kõiki tulude/kulude klassifikaatoreid ja kontosid saab valida allüksuste ja maksude nimekirjas. Primaarne on see, mis on valitud maksude nimekirjas.
Kui maksude nimekirjas puudub, siis kasutatakse seda, mis on valitud allüksusele. Näiteks need klassifikaatorid, millega määratakse asutuse struktuur,
tuleks valida allüksuste nimekirjas. Need klassifikaatorid, millega määratakse tulu/kulu liik, maksude nimekirjas. Kui lasteaiamaksu tulusid soovitakse
jagada rühmade lõikes, siis tuleb vastavat asutuse struktuuri klassifikaatorit täiendada alamjaotustega.
Kui alustame mingi maksumäära, maksu või koguse lisamist, võiks periood olla vastav kuu, sel juhul paneb programm arvestusperioodi alguseks antud kuu esimese päeva.
Maksude hinnad sisestatakse eraldi aknas menüüs Nimekirjad
Iga maksu hinna korral määratakse, mis kuupäevast ta kehtima hakkab. Lahtris Allüksus saab näidata, kas maks kehtib kõikide allüksuste korral või
ainult teatava allüksuse jaoks. Nii saab näiteks teha sõimerühmale väiksema toidupäeva hinna kui teistele rühmadele. Sel juhul on 2 maksu - toit sõim,
kus allüksuseks on sõim ja toit aed, kus allüksuseks on Ühine kõikidele allüksustele.
Aruandeid siit esialgu trükkida ei saa, kogu aruandluse saame programmidest Arveldused (maksmata arved,..) ja Pearaamat või Kassa/Pank (allüksuste lõikes tulud-kulud)
Selleks, et Arvete programmis sisestatud andmete põhjal koostada arved, tuleb need importida programmi arveldused. Arvelduste programmis tuleb valida objekt, mis on määratud selliste arvetega tegelemiseks ja mis on näidatud Arvete programmi allüksuste kirjelduses. Näiteks objekt Lapsevanemate tasud. Perioodiks tuleb valida see kuupäev, mis on näidatud Arvete programmi allüksuste kirjelduses. Näiteks 5.veebruar. Seejärel Import/Eksport - Import-Arved
Siin näites arvutasime jaanuari kuu eest, tulud lähevad jaanuarisse, arved trükitakse 5.veebruaril. Seega muutub üleval vasakus nurgas oleva Perioodi valikuga ka see, milliseid kandeid me näeme. Kui valime: Arve 5.veebruar, näeme kandeid, mille kuupäev on 31.jaanuar. Kui valime perioodiks Kanded 5.veebruar, siis me neid kandeid ei näe, sest kande kuupäev jääb jaanuari kuusse. Seega - arve kuupäev on 5.veebruar, kande kuupäev on 31.jaanuar, pearaamatusse konteeritakse tulu samuti 31. jaanuariga.