Üldist
Andmed tuleb üle tuua vastavalt vajadustele ja täidetud eeltingimustele.
Andmed tuuakse üle igast moodulist eraldi ja erineval ajal. Vastavas moodulis peavad 2017.a. kanded olema korras ja lõplikud (v.a.arveldused). Uus import ei kustuta varem üle toodud kandeid ega nimekirju.
Erinevalt teistest moodulitest, saab arveldusi üle tuua mitu korda. Esimene kord tuuakse jäägid ja iga järgmine uued lisandunud kanded. Esimese importimise eeldus on, et kassa/panga kanded peavad olema sisestatud kuni 31.12.2017.a.. Ostuarved ja müügiarved toimivad ühtemoodi. 2018.a. tekkepõhised arved tuleb sisestada uude baasi.
Vajadus Arvete mooduli importimiseks tekkib, kui tuleb väljastada uued 2018.a. arved.
Vajadus Arvelduste mooduli importimiseks tekkib, kui on vaja importida Arvete moodulit või teha Kassa/pangast võlas olevate arvete tasumist.
Vajadus Palga mooduli importimiseks tekkib, kui on vaja teha jaanuaris Kassa/pangast detsembri kuu töötasudega seotud ülekandeid (näiteks maksud enne 10.jaanuar) või arvestada esimesed jaanuari kuu töötasud (s.h.puhkus, haigus).
Vajadus Põhivarade mooduli importimiseks tekkib, kui on vaja kulum üle tuua Pearaamatusse või lisada uusi varasid.
Vajadus Materjalide mooduli importimiseks tekkib, kui on vaja sisestada 2018.a. kandeid.
Vajadus Pearaamatu mooduli importimiseks tekkib, kui on vaja koostada jaanuari kuu saldoandmik.
Kassa/panga mooduli importimiseks üldjuhul vajadust ei ole. Algjäägd saab sisestada ühe summana 31.12.2017.a. Eriolukorras saaks importida 2018.a. Kassa/panga kandeid sõltuvalt valitud perioodist, kui need mingil põhjusel on sisestatud endisesse baasi. Peab arvestama kulude klassifikaatoritega.
Andmebaaside liitmine
Andmeid saab üle tuua otse ühest PMen andmebaasist teise PMen andmebaasi. Andmeid saab üle tüüa ka failide abil. Eriolukorras on võimali töötasude andmeid üle tuua otse teistest teatud andmebaasidest.
Andmebaasi failid
Üks PMen andmebaas koosneb ühest andmete failist pmen.db ja ühest logi failist pmen.log. Kui ühes arvutis on mitu andmebaasi, siis peavad need asuma eraldi kataloogides.
Üks andmebaas sisaldab kõiki PMen programmi moodulite andmeid sõltumata perioodist. Üks logi fail sisaldab kõiki andmete muudatusi teatud kuupäevast teatud kuupäevani. Logi faili saab nullida koopia tegemise käigus nii, et olemasolev pmen.log fail nimetatakse ringi kuupäeva ja järjekorra numbri järgi näiteks 170922AA.log ja tehakse uus tühi fail pmen.log.
Andmebaasi server
Selleks, et saada ühendust andmebaasiga ja oleks võimalik töödelda andmeid, tuleb käivitada andmebaasi server, mis haldab ühte või mitut andmebaasi. Andmebaasi server võib olla käivitatud samas arvutis või mõnes eemal olevas arvutis, millele on läbi arvutivõrkude ligipääs. Serveri käivitamisel antakse serverile endale ja andmebaasidele hüüdnimed.
Andmebaasi koopia
Andmebaasi koopia tegemiseks tuleb kasutada spetsiaalset programmi dbbackup.exe, mis tuleb kaasa koos andmebaasi serveri tarkvaraga. Seda programmi saab käivitada läbi PMen programmi, kui valida ülevalt menüüst Haldus ja Koopia. Võib ka käivitada eraldi, aga tuleb ette anda terve rida parameetreid. Mõlemal juhul on tähtis, et tuleb määrata kataloog, kuhu koopia salvestatkse. PMen programmis toimub see kasutaja seadistuses. Kui andmebaasi server käib ja andmebaasi failid on avatud, siis ei saa neid kopeerida. dbbackup.exe teeb koopia, kui just andmebaasi server töötab. Koopia kaustast on juba võimalik edasi kopeerida eraldi andmekandjale.
Andmebaasiga ühendamine
Andmebaasi ühendamine PMen programmiga toimub nn. DSN faili abil. DSN faili saab moodustada 32bit ODBC administraatori abil. DSN faili saab ka redigeerida lihtsa tekstiredaktori abil (näiteks Notepad). Üldjuhul DSN fail salvestatakse arvuti kasutaja dokumentide kataloogi. Võib ka salvestada mõnda teise kataloogi. Tähtis on, et PMen programmi käivitamisel tuleb ette anda DSN faili nimi koos teega. Kui DSN fail asub vaikimisi kataloogis, siis ei pea teed ette andma. Kui DSN faili nimi on pmen.dsn ja asub vaikimisi kataloogis, siis ei ole vaja parameetriga DSN faili ette anda.
Andmete ületoomine
Andmete ületoomine ühest andmebaasist teise faili abil
PMen programmis saab kõiki nimekirju, kandeid ja trükivorme salvestada faili paljudes erinevates formaatides. Soovitav on salvestada Exceli formaadis, mis annab võimaluse andmetes teha muudatusi. Importida saab teatud nimekirju ja kandeid kindla struktuuri järgi tabulaatoriga eraldatud teksti failist. Sellise faili saab mugavalt salvestada Exceli programmi abil. Failide struktuuri kirjeldused on antud tabelis import_txt.htm
Importimiseks peab PMen programmi logima administraatori õigustega ja valima ülevalt menüüst Import/eksport -> Import failist
Andmete ületoomine otse ühest andmebaasist teise
Ühest raamatupidaja töökohas peab olema seadistatud ligipääs (toimiv DSN fail) uuele andmebaasile ja vähemalt ühele endisele andmebaasile, mille andmeid soovitakse üle tuua. Andmete ületoomine toimib importimise põhimõttel. Tuleb logida administraatori õigustega PMen programmi, mis ühendub uue andmebaasiga. Importimiseks valida ülevalt menüüst Import/eksport -> Import teisest PMen baasist -> Tabelid. Tuleb valida DSN fail, mille abil toimub ühendamine endise andmebaasiga. Õige DSN faili valiku kinnitamiseks küsitakse endise andmebaasi asutuse nime. Kui sobib, tuleb valida Jah.
Andmed tuuakse üle ühest endise andmebaasi valdkonnast jooksvalt valitud uue baasi valdkonda. Importimise käigus küsitakse järjest endise anmebaasi valdkondi. Kui küsitakse soovitud valdkonda, siis tuleb valida Jah, muidu Ei. Kui vastata kõigile Ei, siis import katkestatakse. Peab arvestama, et ka Kõik valdkonnad on üks valdkond. Võimalus on mitme impordiga tuua andmeid erinevatest valdkondadest ühte valdkonda. Kui uues baasis jooksvalt valitud valdkond sisaldab valdkonna koodi, siis importimisel küsitakse ainult teisest baasist selle koodiga seotud valdkondi. Kui teatud objekte või allüksusi ei soovita üle tuua, siis on võimalus need ajutiselt tõsta teise valdkonda. Valida Kõik valdkonnad ja korrastada.
Enne importimist tuleks andmebaasist teha koopia. Ülevalt menüüst Haldus -> Koopia. Kui importida teist korda, siis varasemat importi ei kustutata ja kanded tuuakse üle topelt. Vajadusel on võimalik korraga kõik kanded kustutada või taastada varukoopia.
Andmed tuuakse üle PMen programmi moodulite (arveldused, põhivarad jne.) kaupa. Tuleb liikuda vastavasse programmi moodulisse, mille andmeid soovitakse üle tuua. Mooduleid saab importida erinevatel aegadel. Sõltub, kas endises baasis on lõplikud kanded tehtud ja kas uues baasis on juba vaja soovitud andmeid. Igas moodulis on oma spetsiifika, millega peab arvestama. Klassifikaatorite osas kehtivad ühised põhimõtted kõikdele moodulitele. Iga mooduli kohta saab teha teatud seadistusi vastavalt kasutaja soovidele, kuidas andmeid üle tuua.
Kannetega seotud tulnud veerg näitab, millise asutuse andmebaasist on kanded üle toodud.
Seadistamine
Avada seadistuse aken (ülevalt menüüst Tegevused -> Seadistus). Seadistuse aknas valida ülevalt PMen ja alt Import PMen.
Seadistuses on võimalik paika panna DSN faili kataloog, et korduval importimisel oleks mugavam valida DSN faili.
Tuleb valida klassifikaatorid, mis importimise käigus üle tuuakse. Võimalik on määrata klassifikaatori koodi pikkus, millest pikemaid koode üle ei tooda. Kui uues andmebaasis imporditav klassifikaatori rida puudub (kontrollitakse ainult koodi järgi), siis lisatakse uus rida koos endise andmebaasi nimetusega. Imporditakse ainult need klassifikaatorite read, mis on seotud ületoodavate kannetega.
Tehingupartnerid (TP)
Tähtis on uues ja endises andmebaasis TP koodide nimekirjas registrikoodid.
Enne andmete ületoomist peab olema imporditud failist viimane 31.12.2017.a. seisuga TP nimekiri kõigis andmebaasides. Ülevalt menüüst Import/eksport -> Import failist -> Tehingupartnerid. Nimekiri tuleb kaasa PMen uuendustega ja asub pmen.exe programmiga samas kataloogis. Faili nimi tehingupartnerid.txt. Vajadusel saab faili ise moodustada. Võib juhtuda, et puuduvad uute omavalitsuste registrikoodid.
Asutus/iskutega seotud TP koode ei tooda üle, kui nad uues baasis puuduvad. Kui uues baasis asutus/isik puudub, siis lisatakse uus asutus/isik. Lisamisel otsitakse uuest baasist sama TP koodi, mis oli endises baasis. Kui asutus on ühinev omavalitsus, siis asendatakse vana TP kood uuega. Kui TP koodi järgi rida ei leita, siis otsitakse registrikoodi järgi. Kui registrikood on 11 sümbolit, siis seotakse koodiga 800699. Kui registrikood on 8 sümbolit ja TP kood puudub, siis koodiga 800599. Kui TP koodi ei leita, siis jääb asutus/isik ilma TP koodita.
Kui TP kood on seotud otse kandega ja uues baasis TP kood puudub, siis lisatakse uude baasi puuduv TP kood. Ühineva omavalitsuse korral asendatakse uue TP koodiga.
Asutus/isik
Kui importida andmeid erinevatest moodulitest, siis asutus/isiku korral tuuakse üle ainult registrikood ja nimi. Võimalusel püütakse leida uuest baasist sama tehingupartner, mis oli endises baasis. Ülejäänud andmete (aadress, e-posti aadress jne.) juurde lisamiseks tuleb valida ülevalt menüüst Import/eksport -> Import teisest PMen andmebaasist -> Klassifikaatorid -> Asutus/isik (olemasolevad). Andmed muudetakse, kui uues baasis vastav väärtus buudub. Kui valida Asutus/isik (kõik), siis tuuakse üle kogu asutus/isikute nimekiri.
Ühinenud baasis tuleksid arvutada uued viitenumbrid. Selleks seadistuses ülevalt PMen ja alt Üldised märgistada vasakul all linnukesega Uus viitenumber. Valida ülevalt menüüst Haldus -> Asutus/isik nimekiri -> Arvuta uued viitenumbrid
Võimalus aadressides asendada endised valdade nimed uutega. Esmalt kontrollida ja lugeda andmebaasi aadresside vastavustabel (vastlist_asut.txt). Faili esimeses veerus on vana nimi ja teises uus. Valida menüüst Import/eksport -> Import failist -> Aadresside vastavustabel. Valida menüüst Haldus -> Asutus/isik nimekiri -> Asenda aadressis vallad. Vastavustabelit saaks ise vajadusel korrigeerida. Kui lugeda sisse uus vastavustabel, siis eelmine kustutatakse.
Pankade nimekiri
Pankade ületoomiseks tuleb kasutada kolmekohalist siseriikliku panga koodi. Kui ei ole kasutusel, siis tuleb lisada ise unikaalne kood.
Kassa/pank
Kassa/panga kandeid saab üle tuua vastavalt valitud perioodile. Kassa/panga objektide jääke üle ei tooda. Tuuakse üle kõikide objektide kanded, kus on valitud mem.order. Uude baasi lisatakse uus objekt. Ei otsita sarnast varasemat objekti. Hiljem on võimalus kustutamise abil asendada sarnasega. Sarnase leidmisel vaadatakse nime ja valdkonda. Kui on kolm või rohkem sarnase nimega objekti, siis valitakse esimene ettejuhtuv.
Kanded imporditakse koos alusega. Alusega ei tule kaasa seotud klassifikaatorid. Ainult nimi.
Arveldused
Arveldusi saab importida mitmes etapis, aga mitte enne 01.01.2018.a. Esimese impordiga tuuakse üle jäägid seisuga 31.12.2017.a. Iga järgneva impordiga tuuakse üle hilisemad lisatud kanded. Importimise hetk fikseeritakse endise baasi Valdkonna - Programmi seadistuses.
Jäägid arvutatakse arve täpsusega. Kustutatakse kõik tasutud arved. Kustutatakse kõik arved, kui asutus/isiku jääk kokku on 0. Kui mõne arve eest on ettemakstud, siis arve kustutatakse ja ettemaksu osa kantakse ettemaksu reale. Kui mõne arve eest on tasutud osaliselt, siis vähendatakse arve summat tasutud summa ulatuses arvestades kulude klassifikaatoritega. Ettemaksu summa arvelt kaetakse kinni varasemaid arveid, kui arve summa on väiksem, kui ettemaksu summa. Kui jääb ikkagi ettemaksu summa, siis lisatakse samas summas arveldustesse kanne, kus dokumendi ja arve number on ettemaks.
Arvelduste kanded lisatakse sama kuupäeva ja dokumendi numbriga, mis on endises baasis. Ei tule kaasa kannetega seotud e-arveid.
Kui aastavahetusel võlas olev arve sisaldab kandeid ka kande kuupäeva järgi uues aastas, siis tuuakse need üle. Lihtsuse mõttes on soovitav need arved, mille tekkepõhine tulu on uues aastas koostada uues andmebaasis ja need arved, mille tekkepõhine tulu on eelmises aastas endises andmebaasis.
Mitmest endisest baasist importimise korral liidetakse kanded sama arvelduste konto numbriga objekti alla. Ei tule üle kanded nende arvelduste objektide alt, kus konto või mem.order puudub. Seadistuses saab määrata, kas kannetega seotud tüüpkanded tuuakse üle või mitte. Kui ei tooda, siis tüüpkande nimi lisatakse info väljale.
Jääkide import peaks toimuma jaanuari alguses, kui on vajalik teha arvete tasumise ülekanded uues baasis. Kindlasti peab selleks ajaks olema lõpetatud 2017.a. laekumised. Jaanuari jooksul lisandunud 2017.a. tekkepõhised arved tuleb sisestada endisesse baasi ja vastavalt vajadusele importida uude baasi.
Peab arvestama, kui endises baasis on ühte asutus/isikut sama registrikoodiga kaks korda, siis uude baasi tuuakse üle ühe nime alla.
Lisatud uus võimalus tuua üle kandeid sõltuvalt valitud perioodist. Kasutada erandkorras, kui kanded on lisatud 2018.aastasse endisesse baasis enne jääkide ületoomist. Peab sättima perioodi ja kannete kuupäevad nii, et ei tuleks topelt kaasa hilisemad uued kanded, mis juba on üle toodud. Käiakse läbi kõik arvelduste objektid, mis ei ole mem.orderi mitte valimisega väljaarvatud.
Arved
Seadistuses 2 olulist parameetrit:
- Tuuakse üle kliendid, kellel asutus/isikute nimekirjas on märgitud tunnus: Laps. Muidu kliendid, kellel on kehtiv tasude definitsioon.
- Võimalus vahetada asutus/isik ja saaja. Näiteks tuleks kasutada olukorras, kui arve esitatakse lapsele ja kauba saaja on lapsevanem. Vahetatakse ainult nendel klientidel, kus saaja on valitud. Võimalusel vahetatakse kõikides allüksustes. Kui on vaja osa ühtemoodi ja osa teistmoodi, siis tuleks korrastada allüksusi eraldi valdkondadesse ja importida mitu korda.
Hea oleks, kui arveldustes oleksid objektid kontodega, millega arvete mooduli allüksused on seotud. Kindlasti peaks olema vähemalt üks arvelduste objekt, muidu arvete mooduli andmeid üle ei kanta.
Andmed tuuakse üle allüksuste kaupa. Alati lisatakse uus allüksus.
Kui sama kliendi andmetega rida on klientide nimekirjas olemas, siis uut klienti ei lisata, vaid kautatakse olemasolevat. Andmed peavad sobima kõikide väljade osas. Kui kliendiga on seotud ka e-arve avaldus, siis tuuakse üle e-arve avaldusega seotud andmed.
Lisatakse allüksuse klient.
Lisatakse allüksuse kliendiga seotud tasude definitsioonid, kui lõpu kuupäev on määramata või suurem, kui importimise hetkel tänane kuupäev. Kui tasu on mõõturi algoritmiga, siis tuuakse kogustesse üle viimane mõõturi näit.
Pearaamat
Võimalus on üle tuua pearaamatu jäägid seisuga 31.12.2017.a. Saab üle tuua ka kandeid vastavalt valitud perioodile.
Jääkide arvutamisel arvestatakse uues ja (NB!)vanas baasis import PMen seadistustes määratud klassifikaatoritega ja vanas baasis programmi seadistustes määratud parameetritega Saldode kohta ja Import pearaamatusse Asutus/isk (v.a.TP 800699). Otsus, kas uues baasis kasutada asutus/isik klassifikaatorit tuleb lisaks määrata ka vanas baasis.
Palgaarvestus
Import toimub üks kord, kui 2017.a. arvestused on lõpetatud v.a puhkusereserv. Arvestus tuleks lõpetada enne uue aasta esimest palgapäeva, kui ülekanded tulevad teha uues baasis.
Seadistuses on võimalik määrata allüksuse koodid, milliseid allüksusi üle ei tooda. Need allüksused, mis tuuakse üle lisatakse uude baasi juurde. Kõik endise baasi allüksuse töötajad lisatakse uue baasi töötajate, töölepingute ja allüksuse töötajate nimekirja, kelle tööleping ei ole lõppenud enne 2017.aastat. Tuuakse üle töötaja töölepingute peatamised, püsiandmed ja töötasude arvestused, mis ei ole lõppenud enne 2017.aastat.
Töötajate nimekirjaga ei tule kaasa 2017.a. kehtivad maksude tunnused. Kui töötaja on varasemast juba uues baasis, siis uut töötajat ei lisata.
Töölepingutesse lisatakse uus leping, kui erineb alguse kuupäev, amet, töötamise tunnus ja normtunnid.
Ei lisata korduvaid töölepingute peatamisi. Erinevate endiste baaside töölepingute peatamiste põhjused liidetakse, kui sõnastused erinevad. Hea, kui saaks enne importimist korrastada sarnasteks.
Palgalehe number leitakse uus igas allüksuses.
Puhkusereservi saab üle tuua hiljem. Lisatakse sama allüksuse alla, kus toimus töötasuandmete ületoomine. S.t., et varasemaid allüksusi ei tohi kustutada.
Personal
Personali mooduli puhkusereservi definitsioonid tuuakse üle koos palgaarvestusega.
Põhivarad
Import toimub üks kord enne, kui on vajadus importida jaanuari kuu kulum pearaamatusse. Kõik 2017.a. soetused peavad olema sisestatud. Tuuakse üle kogu nimekiri sõltumata perioodist. Allüksused lisatakse juurde, mitte ei otsita olemasolevat. Kannetega tuleb kaasa muu info, lepingute info ja inventuuri info.
Seadistuses saab määrata arvel kontod, millega seotud allüksused üle ei tule. Samuti saab määrata, kas välja kantud varad tuuakse üle või mitte.
Materjalid
Materjalide ületoomiseks on kaks varianti. Kas jäägid seisuga 31.12.2017 või kõik kanded. Kui on toimunud koguseline arvestus ja väga palju sisse/välja liikumist, siis on mõistlik üle tuua jäägid. Kui on peetud varade arvestust ja soovitakse säilitada ajalugu, siis tuleks üle tuua kanded.
Impordi seadistuses saab määrata kontod, millised allüksused üle ei tooda. Kui soovitakse üle tuua kahel põhimõttel, siis tuleks ühed allüksused selleks ajaks keelata.
Alati lisatakse uued allüksused. Ei otsita sarnast.