Import moodulitest
Pearaamatu mooduli kanded formeeruvad peamiselt teiste moodulite kannete põhjal, mis tulevad pearaamatusse üle tuua e. importida.
Import toimub kuude kaupa igast moodulist eraldi. Importida võib palju kordi. Kui moodulites toimuvad muudatused, siis tuleb importida uuesti. Võimalik on impordi protseduure käivitada automaatselt või käsitsi.
Importimiseks on kaks põhimõtet:
- Endine põhimõte - kui import toimub teist korda, siis kõik varasemad valitud mooduli ja perioodi imporditud kanded kustutatakse ning lisatakse kõik uuesti formeeritud kanded.
- Uus põhimõte - formeeritakse uued kanded ja võrreldakse varem imporditud kannetega. Kui on erinevusi, siis lisatakse, muudetakse, kustutatakse varasemaid kandeid nii, et tulemus on sama, mis uuesti formeeritud kanded.
Muudatused moodulitest salvestatakse nimekirja Import moodulitest. Avada saab ülevalt menüüst Nimekirjad -> Import moodulitest. Salvestatatkse ainult need muudatused, mis on hilisemad, kui pearaamatu seadistuse määratud muudatuste kuupäev. Kui import on toimunud, siis mooduli muutatuse fikseerimine kustutatakse. Importe saab valida menüüst käsitsi või lülitada seadistuses sisse automaatne import. Automaatika korral teatud aja tagant käivitatakse kõik muudatuste fikseerimised. Kui import algatatakse muudatuste fikseerimise nimekirjast, siis rakendatakse uut põhimõtet.
Detailsus ja sarnasus
Kannete importimisel pearaamatusse saab otsustada, millises detailsuses kandeid soovitakse üle tuua teistest moodulitest. Osad väljad on fikseeritud - mem.order, kontod, tehingupartnerid, tulu/kulu klassifikaatorid, allikad ja rahavood. Otsustada saab, kas lisaks tuua üle:
- Kuupäevaliselt - kanded tuuakse üle tehingu kuupäeva täpsusega, muidu kuu viimase päevaga.
- Asutus/isik (v.a. TP 800699) - tuuakse üle tehingutega seotud asutus/isikud väljaarvatud füüsilised isikud.
- Arve number - info väljal näidatakse tehingu arve number.
- Detailne import - kõik eelnev detailsus pluss füüsilised isikud ja kande kirjeldus (alus + info)
Kanded on sarnased, kui valitud detailsuse osas ei ole ühtegi erinevust. Importimisel pearaamatusse kõik sarnased kanded summeeritakse kokku üheks reaks. Kui import pearaamatusse on toimunud ja detailsuses lülitatakse välja teatud veerud, siis võivad pearaamatu kannetes eksisteerida sarnaseid kandeid arvestades uut detailsuse kriteeriumit. Kui valitud perioodis on imporditud kandeid, mis on sarnased, siis ei tohi kasutada uut importimise põhimõtet, vaid tuleb importida endise põhimõtte järgi.
Automaatika
Tuleb eristada kahte osa:
1. Muudatuste fikseerimine
2. Impordi käivitamine
Kui moodulites tehakse muudatusi (lisatakse, korrastatakse, kustutatakse), siis kohe ei toimu pearaamatu kannete muutmine, vaid fikseeritakse, mis kuus, moodulis ja valdkonnas muudatus toimus. Fikseeritud muudatusi saab vaadata Pearaamatu moodulis, kui valida ülevalt menüüst Nimekirjad->Import moodulitest. Fikseeritakse ainult need muudatused, kui on teada, mis perioodis muudatus toimus. Näiteks, kui muuta kandeid, kus on alati kuupäev. Ei fikseerita muudatusi, mis ei ole otseselt seotud kannetega. Näiteks, kui muuta objektiga seotud informatsiooni või seadistusi. Muudatusi ei fikseerita, kui Pearaamatu seadistuses ülevalt Programm ja alt Üldised keelata muudatuste fikseerimine. Kui muudatuste fikseerimine on lubatud, siis fikseeritakse ainult need muudatused, mis toimuvad peale pearaamatu kannete lukustamise kuupäeva.
Kui Pearaamatu seadistuses ülevalt Programm ja alt Üldised lülitada sisse pearaamatu impordi automaatika, siis teatud aja tagant käivitatakse fikseeritud muudatuste import pearaamatusse. Peab jälgima, et muudatused võisid olla juba fikseeritud enne automaatika sisselülitamist. Ohutusse mõttes toimuvad impordid kuni 30.juuni alates eelmise aasta jaanuarist. Hiljem ainult jooksva aasta impordid.
Palgaarvestuse, Põhivarade ja Materjalide mooduli muudatuste fikseerimine toimub alates 2021.aatast. Tähtis, et Palgaarvestus ei oleks 2021.a. jaanuaris imporditud pearaamatusse enne 14.01.2021 versiooni uuendust. Kui on imporditud, siis tuleb teha uus import Palgaarvestusest endise põhimõtte järgi.
Kassa/panga, Arvelduste ja Materjalide muudatuste fikseerimine toimub, kui muuta kandeid.
Palgaarvestuse muudatuste fikseerimine toimub, kui koostada või kustutada palgaleht.
Põhivarade muudatuse fikseerimine toimub arvelevõtmise kuus, kui muuta põhivara kannet. Kui muuta algmaksumust, siis fikseeritakse kõik kuud alates 2021.a. kuni tänase päevani. Kui muuta põhivara kulumi protsenti, siis fikseeritakse kõik kuud alates kulumi määramise kuust kuni tänase päevani. Iga kuu esimesel kuupäeval fikseeritakse vajadus importida põhivara moodul, sõltumata muudatustest.
Kuna protseduur on keeruline, siis esialgu on soovitus jälgida automaatse impordi tulemust.