PMen juhend

E-arvete vastuvõtmine (ostuarved)

E-arvete import toimub läbi e-arvete vahendajate (operaatorite). E-arveid saab ka importida failist. E-arved peavad vastama Eesti e-arvete standardi XML formaadile. Versioonid 1.0, 1.11, 1.2. Hetkel on PMen liidestatud järgmiste e-arvete vahendajatega:

• Omniva
• Telema
• Fitek
• FitekIN
• Envoices
• Amphora

Operaatori juures avatakse konto igale asutusele, kellel on oma registrikood. PMen võimaldab pidada tsentraliseeritud raamatupidamist, kus on koos paljude asutuste raamatupidamised. Asutuste raamatupidamise eristatakse Valdkonna valiku abil. Asutuste raamatupidamised saavad ka olla ühes valdkonnas, aga eristamine toimub siis mõne teise klassifikaatori abil. Vahel on ka avatud eraldi raamatupidamise jaoks omaette andmebaas. Edaspidised kirjeldused on ühe andmebaasi kohta.

Seadistamine

Kõik e-arvetega seonduv toimub Arvelduste moodulis. Esmalt tuleb kirjeldada operaatori konto või kontod. See toimub nn. autentimiskoodide nimekirjas, mis avaneb, kui valida ülevalt menüüst Nimekirjad - Autentimiskoodid. Iga rida on üks konto, kus tuleb sõltuvalt operaatorist valida või täita järgmised väljad:

• Operaator, kelle juures on avatud e-arvete konto.
• Kas antud konto kaudu toimub e-arvete import (ostuarved) või eksport (müügiarved).
• Konto omaniku e. asutuse nimi.
• Konto omaniku e. asutuse registrikood.
• Kasutajatunnus. Operaatori poolt antud tunnus asutuse identifitseerimiseks. Kasutatakse Telema ja BilMe korral.
• Autentimiskood. Operaatori poolt antud tunnus/parool asutuse identifitseerimiseks. Kasutatakse kõikide operaatorite korral v.a BillMe.
• URL. Operaatori poolt antud veebiteenuse aadress, mille kaudu toimub info vahetus. Kasutatakse kõikide operaatorite korral.
• Sertifikaat ja pass. Operaatori poolt antud sertifikaadi fail ja pass. Kasutatakse Telema ja BillMe korral.
• Viimane päring. Informatiivne väli, mis näitab, millal toimus viimane andmevahetus operaatoriga. Saab muuta varasemaks Omniva, Amphora ja Envoices korral, kui on vaja varasemaid arveid importida uuesti. Kuluaruandel toimub Omniva kuluaruannetega.
• Valdkond. Kui raamatupidamine on jagatud valdkonniti osadeks, siis millise valdkonnaga on operaatori konto seotud

Teatud seadistused toimuvad Seadistuse aknas. Ülevalt menüüst Tegevused - Seadistus. Kui seadistuse aknas valida ülevalt PMen ja alt Web teenus, siis e-arvete jaotuses saaks veel määrata operaatorit, kasutajatunnust, autentimiskoodi ja URL'i, aga neid ei kasutata, kui on määratud autentimiskoodide nimekirjas. Lisaks on tunnus dimensiooni(klassifikaatori) koodi kohta. PMen võimaldab kasutada korduvaid koode. Operaatorid ei võimalda. Kui toimub klassifikaatorite eksport operaatori keskkonda, siis peab ise vaatama, et koodid ei korduks. Kui klassifikaatorites soovitakse kasutada korduvaid koode, siis operaatorile saab saata koodi koos rea numbriga, mis ühenadatakse alakriipsuga. Kui ei soovita koodidele lisa pikendust ja kõik koodid, mida kasutatakse on unikaalsed, siis tuleb vastavas lahtris teha linnuke.
Kui seadistuse aknas valida ülevalt Valdkond ja alt Web teenus, siis e-arvete jaotuses saaks veel määrata kasutajatunnust ja autentimiskoodi, aga neid ei kasutata, kui on määratud autentimiskoodide nimekirjas.
Kui seadistuse aknas valida ülevalt Kasutaja ja alt Web teenus, siis saab muuta operaatorist sõltuvalt spetsiifilisi parameetreid.

• Linnuke, kui Omniva, Envoices ja Amphora korral pärida kinnitatud staatuses ostuarveid.
• Linnuke, kui Omniva, Envoices ja Amphora korral müügiarved saata operaatori keskkonnast automaatselt edasi.
• Linnuke, kui FitekIN korral ühe autentimiskoodi korral teha päringud kõigi seotud asutustega.
• Parse võiks olla koguaeg YES. S.t., et dimensioonide ekspordi korral alustatakse operaatori juures koheselt import.

Dimensioonide eksport

Selleks operaatori keskkonnas lisada arvetele raamatupidamise jaoks vajalikku informatsiooni, tuleb vastavada klassifikaatorid (dimensioonid) eksportida. Selleks valida ülevalt menüüst Import/eksport - Eksport - E-arvete operaator - ... ja vastav klassifikaator.

Telema erisus: Toimib 4 eksporti: Hankijad, Kontod, Käibemaksud ja korraga kõik ülejäänud klassifikaatorid.

FitekIN erisus: Sõltuvalt seadistusest on võimalik eksportida korraga kõikidele seotud asutustele

Ostuarvete importimisel on kaks etappi

• 1. etapp Operaatorilt PMen e-arvete registrisse
• 2. etapp PMen e-arvete registrist kannetesse

PMen e-arvete register (ülevalt menüüst Kanded - E-arved) on vajalik selleks, et säilitada informatsiooni, mida ei salvestata kannetesse. Lisaks saab kontrollida arve ridade ja kokku summasid. Jälgida, kas kõik arved on edukalt kannetesse imporditud ja vajalik raamatupidamise informatsioon on operaatori juurest kaasa tulnud.

Operaatorilt PMen e-arvete registrisse 2 moodust

• 1. Valida ülevalt menüüst Import/eksport - Import e-arved (operaatorilt registrisse) või ülevalt toolbar'i nupp E-arved 1.
• 2. Valida ülevalt menüüst Import/eksport - Import - E-arvete operaator.

Kui valida 1. moodus, siis käiakse läbi kõik valitud valdkonna autentimiskoodid. Kui valida 2. moodus, siis saab valida ainult ühe autentimiskoodi. Kui valitud valdkonnas on ainult üks autentimiskood, siis valitakse see automaatselt.

FitekIN erisus: kui valida 1. moodus, siis loetakse ainult uued arved. Kui valida 2. moodus, siis loetakse kõik arved uuesti vastavalt valitud perioodile. Soovitav on valida 1. moodus, sest 2. korral märgitakse arved saadetud kuupäevaks viimase päringu kuupäev.

PMen e-arvete registrist kannetesse 3 moodust

• 1. Valida ülevalt menüüst Import/eksport - Import e-arved (registrist kannetesse) või ülevalt toolbar'i nupp E-arved 2.
• 2. Avada PMen e-arvete register (ülevalt menüüst Kanded - E-arved). Valida tab Uued. Märgistada linnukestega Imp veerus. arved, mida soovitakse importida ja vajutada nuppu Import.
• 3. Avada PMen e-arvete register (ülevalt menüüst Kanded - E-arved). Valida tab Uued. Lohistada hiirega arve kannetesse, kus avaneb eeltäidetud kinde lisamise aken. Kui arve tuleb salvestada kannetesse mitme reaga, siis saab hiirega lohistada arve ridu kande lisamise aknasse.

Kui valida 1. moodus, siis imporditakse kannetesse korraga kõik arved. 2. moodus annab võimaluse importida arveid valikuliselt. Import toimub ka sisuliselt veidi erinevalt.

1. mooduse korral:

• Võetakse kõik arved, millel puudub impordi linnuke ja ei ole tõstetud Muude alla.
• Kui e-arve on varem imporditud, siis uuesti ei impordita.
• Kui e-arve kande kuupäev jääb suletud perioodi, siis e-arvet ei impordita.
• Kui arvelduste objekt jääb määramata, siis e-arvet ei impordita.

2. mooduse korral:

• Peab olema valitud ostuarvete objekt (konto).
• Võetakse kõik arved, millele on lisatud impordi linnuke.
• Kui e-arve kande kuupäev ei lange valitud perioodi, siis on kasutajal võimalus otsustada, kas kande kuupäevaks võetakse perioodi lõpu kuupäev.
• Kui kande kuupäev jääb suletud perioodi, siis e-arvet ei impordita.
• Kui on tegemist korduva arvega, siis on kasutajal võimalus otsustada, kas e-arve importida uuesti.

3. moodus

Mõeldud e-arvete lisamiseks kannetesse, kui see ei ole konteeritud või ei ole lõplikult konteeritud e-arvete operaatori juures.

E-arvete registrist saab arveid hiirega lohistada kannetesse. Võimaluse korral leitakse arve selgitava teksti või asutus/isiku järgi tüüpkanne ja eeltäidetakse võimalikud väljad. Avanenud kande aknasse saab hiirega lohistada arve ridu. Samuti toimub rea kirjelduse järgi tüüpkande otsimine. Kui lohistada mitu rida, siis read summeeritakse. Kui muuta summa väiksemaks, saab jagada ühe rea mitmeks.

Telema erisus: Tuleks valida 1. moodus, sest siis saadetakse kohe automaatselt tagasi dokumendi number. Muidu tuleks saata nagu teiste operaatorite korral, aga sama dokumenti korduvalt ei ole soovitav saata.

Arvelduste objekti automaatne valik

• Leitakse valdkond e-arvega seotud autentimiskoodi järgi.
• Leitakse e-arve reaga seotud ostuarvete konto. Kui puudub ja arvelduste objekt ei ole valitud, siis vaikimisi on 201000, muidu määramata.
• Kui ostuarvete konto on määratud, siis leitakse valdkonna ja konto järgi arvelduste objekt.
• Kui arvelduste objekti pole leitud ja kasutajal on valitud arvelduste objekt, siis valitud arvelduste objekt saab arvega seotud arvelduste objektiks.
• Kui arvelduste objekti pole leitud, siis valitakse valdkonna järgi esimene juhuslik ostuarvete objekt.

Käibemaksu määra automaatne valik

• Kui e-arve real on määratud käibemaksu kood
• Otsitakse esimene käibemaksu rida, kus nimi võrdub käibemaksu koodiga
• Kui ei leitud ja käibemaksu kood on number ja andmebaasi tarkvara versioon ei ole 7 ega 8, siis otsitakse käibemaksu rida käibemaksu rea numbri järgi.
• Kui ei leitud, siis lisatakse uus käibemaksu rida, kus nimetuseks on käibemaksu kood ja protsent on 0.
• Kui e-arve real on määratud käibemaksu protsent
• Otsitakse esimene käibemaksu rida etteantud protsendi järgi
• Kui ei leitud, siis lisatakse uus käibemaksu rida, kus nimetuseks ja protsendiks on etteantud käibemaksu protsent.

Summade leidmine

Muud tarkused

• Kui e-arvel puudub kande kuupäev, siis võetakse kande kuupäevaks arve kuupäev.
• Kui e-arvel puudub makse saaja arvelduskonto number, siis võetakse arvelduskonto ja pank asutuste/isikute nimekirjast, kui on. Kui puudub viitenumber, siis ka viitenumber.

XML failis võivad arve read olla jagatud mitmeks või mitmed read koondatud üheks. PMen ei salvesta andmebaasi PDF formaadis arvete originaale, kus oleks näha kõik arve read. Võimalik on salvestada PDF ja XML faile kasutaja poolt määratud kausta.

E-arvete saatmine (müügiarved)

Enne e-arvete saatmist peab olema salvestatud PDF arved. PDF arve salvestamisel seotakse arvega seotud kanded dokumendi kujundusega. Dokumendi kujundusega määratakse arve visuaalne pilt ja milliseid andmed arvega kaasa lähevad.

E-arvete eksport faili kirjeldus

E-arved eksporditakse XML ver. 1.11 või 1.2 järgi. Sõltub seadistusest üldiste web teenuste all.

Üldjuhul arvega seotud andmete jaoks on kindlad väljad ja nendega probleeme ei ole.

Sõltuvalt arve saajast on võimalik kokku leppida paljudes erisustes.

Arvel on võimalik näidata andmeid, mis on sisestatud arvelduste kandel ja tabelitest, mis on seotud arvelduste kandega.

Kui arvelduste kanne on seotud arvete mooduli tasu definitsiooniga, siis on võimalik arvel näidata andmeid kõikidest Arvete mooduli tabelitest.

Kui on täidetud Arvete mooduli Klientide nimekirja parempoolsed lisa väljad, siis:

Info 1 / Lepingu number - näidatakse arve info ContractNumber väljal

Info 2 / Sisu kood - näidatakse arve info InvoiceContentCode väljal

Info 3 / Sisu tekst - näidatakse arve info InvoiceContentText väljal

Info 4 / Tänav / Osakond - näidatakse ostja info DepId väljal või BillMe korral, kui on täidetud ka info 7, siis fullAddress extensioni väljal

Info 5 / Maja - BillMe korral fullAddress

Info 6 / Korter - BillMe korral fullAddress

Info 7 / Linn - BillMe korral fullAddress

Info 8 / Kontaktisik - näidatakse ostja info ContactName väljal

Info 9 / Kontakt e-posti aadress - näidatakse ostja info E-mailAddress väljal

Arvelduste kandele Info väljal sisestatud tekst näidatakse failis arve lisa info osas AdditionalInformation. Kui töötukassa korral on vaja näidata, kelle eest arve koostatakse.

E-arvete import regiooni järgi

Võimalik sama autentimiskoodiga (sama registrikood) e-arveid jagada erinevate valdkondade alla

Ainult Finbite korral

Sama autentimiskood tuleb liasda erinevate valdkondade alla

Importimiseks soovitav kasutada alati ühte ja sama valdkonda.

Imporditakse korraga kõik arved, mis jagatakse sõltuvalt regiooni tunnusest erinevate valdkondade alla

Regiooni tunnuseks on valdkonna number (mitte kood). Valdkonna numbri saab Valdkondade nimekirjast

Finbite keskkonnas tuleb luua lisaväli ostuarvete sisestamiseks

Koodiks on PMen valdkonna number

Ilma operaatoriga liitumata

PMen programmi kasutajatel on võimalik e-arveid saata ja vastu võtta ilma otse operaatoriga lepingut sõlmimata.

Selleks tuleb teatada soovist e-posti aadressile raidi@pmen.ee. Lisada asutuse nimi ja registrikood.

Toimub registreerimine Omniva keskkonnas ja antakse 2 parameetrit (autentimiskood ja veebiteenuste URL).

Peale registreerimist tuleb koheselt kinnitada rik.ee keskkonnas e-arvete operaator Omniva.

PMen programmis tuleb muuta veebiteenuste seadistust ja lisada autentimiskood.

Seadistuse aknas ülevalt PMen ja alt Web teenus:

Valida e-arve standard 1.12

Lisada linnuke Staatus

Lisada linnuke Saatmine

Autentimiskoodi, kasutajatunnust ja URL'i ei ole vaja lisada

Seadistuse aknas ülevalt PMen ja alt Web teenus:

Eemaldada linnuke Impordi Omnivas kinnitatud arved

Lisada linnuke märgista, kui arved saata Omnivast edasi automaatselt

Arvelduste moodulis ülevalt menüüst Nimekirjad -> Autentimiskoodid:

Lisada üks rida:

Valida operaator Omniva

Arvete import/eksport: Mõlemad

Sisestada asutuse nimi ja registrikood

Kasutajatunnus jääb tühjaks

Kopeerida autentimiskood ja URL

Serifikaat, port ja pass jäävad tühjaks

Viimane päring määrab, mis kuupäevast alates e-arved loetakse Omniva keskkonnast

E-arvete saatmiseks tuleb esmalt ettevalmistatud arved salvestada Pdf formaadis (menüüst Import/eksport -> Salvesta Pdf -> Arved) ja saata operaatorile (ülevalt menüüst Import/eksport -> Eksport -> E-arvete operaator -> Arved või vajutada ülevalt parempoolset toolbar'i nuppu Arved)

E-arvete vastuvõtmiseks tuleb lugeda arved operaatorilt registrisse (ülevalt menüüst Import/eksport -> Import e-arved (operaatorilt registrisse) või vajutada ülevalt toolbar'i nuppu E-arved 1). Avaneb logi fail aken, kus on näha, kas saabus uusi e-arveid.

Uued arved salvestatakse PMen e-arvete registrisse. Registri saab avada, kui valida ülevalt menüüst Kanded -> E-arved

Arvete lisamiseks kannetesse tuleb arve päise rida hiirega lohistada kannete aknasse. Avaneb uue kande lisamise aken kokku summas. Teha kandel vajalikud muudatused. Kui on soov arve lisada miteme kandena, siis on võimalik arve ridu hiirega lohistada kande lisamise aknasse.

Kui on arve esitaja kohta lisatud tüüpkanne konteeringuga, siis toimub automaatselt kande konteerimine.